تنظیم نامه اداری

تنظیم نامه اداری یکی از وظایف لاینفک شغل‌های اداری محسوب می‌شود. در نگارش نامه اداری، بخش‌های متفاوت و موضوعات گوناگون باعث می‌شود که نویسنده تا حدودی سردرگم شود و در نهایت قادر نباشد که یک نتیجه مطلوب را به دست آورد. به سبب همین مسئله، در دست داشتن یک راهکار اصولی و ساده‌سازی‌شده، بسیار رضایت‌بخش است.

نامه اداری چیست؟

نامه اداری در یک کلام به برگه‌های محرمانه یا غیر محرمانه گفته می‌شود که از بخشی به بخش دیگر، از شخصی به یک نهاد و از اداره‌ای به اداره دیگر ارسال می‌شود. 

قسمت های مهم در تنظیم نامه اداری

شماره نامه/ تاریخ نگارش نامه/ وضعیت پیوست/ عنوان واحد دریافت‌کننده نامه/ عنوان واحد ارسال‌کننده نامه/ موضوع نامه/ نام، نام خانوادگی و سمت امضا کننده نامه/ یک امضا در پایین نامه توسط شخصی با صلاحیت اداری/ رعایت سایر ضوابط و نکته‌های مربوط به یک نامه اداری.

انواع نامه اداری

نامه‌ درون‌سازمانی/ نامه‌ برون‌سازمانی/ نامه‌ اداری و عمومی/ نامه درخواست‌نامه/ نامه دستوری/ نامه بازدارندگی/ نامه هماهنگی/ نامه خبری

همچنین ناگفته نماند که لازم است نوشتن نامه اداری، بر روی برگه‌های مخصوص مکاتبات اداری، بصورت تایپ و پرینت قرار گرفته باشد، وگرنه فاقد اعتبار لازم خواهد بود. 

انواع تنظیم نامه‌ اداری و نحوه نگارش هر کدام 

نگارش نامه‌ اداری براساس کاربرد و محتوایی که دارند، به انواع و مدل‌های متفاوتی تقسیم می‌شوند. هر کارمند یا مدیر، در صورت نیاز به نگارش نامه اداری، باید انواع نامه‌های اداری را بررسی کند، تا متوجه شود که مطلب یا درخواست خود را در چه نوعی از نامه‌های اداری باید بگنجاند. 

• نامه‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی

نامه‌ها با توجه به این که از در یک سازمان یا اداره رد و بدل می‌شوند یا از اداره‌ای به اداره دیگر ارسال می‌شوند، به دو دسته نامه‌های داخلی (یا نامه‌های درون‌سازمانی) و نامه‌های بیرونی (یا نامه‌های برون‌سازمانی) تقسیم می‌شوند. 

• نامه‌های اداری و عمومی

نوشتن و تنظیم نامه‌ اداری با توجه به اینکه از سوی یک شخصیت حقوقی یا حقیقی انجام شده باشند، به دو نوع کلی نامه‌های اداری و نامه‌های عمومی تقسیم می‌شوند.

مطلب پیشنهادی: چگونگی تنظیم درخواست.

• درخواست‌نامه:

زمانی‌که قصد یکی از کارکنان سازمان، تنظیم نامه اداری برای ارسال یک درخواست به مدیریت است، باید یک “درخواست‌نامه” تنظیم کند. درخواست‌نامه یا نامه درخواستی، برای ایجاد ارتباط میان کارمندان (بخش‌های پایین اداره) با مدیران (بخش‌های بالایی اداره) است.

• نامه دستوری:

مدیر عامل یا سایر مدیران سازمان‌ها، در زمان نگارش نامه اداری باید توجه ویژه‌ای به اصول نگارش نامه‌های دستوری داشته باشند. همانطور که از عنوان این نامه مشخص است، در زمانی نوشته می‌شود که سرپرست یک مجموعه یا بخش، قصد داشته باشد نکته خاصی را به کارمندان خود ابلاغ کند و آن‌ها را موظف نمایند که فرایند خاصی را عملی کنند.

معمولا پیش‌نویس‌ها توسط مدیرعامل انجام می‌شوند و نگارش نامه اداری دستوری، به منشی مدیر محول می‌شود.

• نامه بازدارندگی:

این نامه‌ها جزو نامه‌های اداری دستوری محسوب می‌شوند و وجه تمایز آن‌ها، محتوای بازدارنده یا نهی‌کننده نامه است.

• نامه هماهنگی:

همانطور که از اسم این نامه‌ها مشخص است، برای هماهنگی و ایجاد ارتباط میان بخش‌های گوناگون یک سازمان یا چند سازمان در کنار یکدیگر، از نامه اداری هماهنگی استفاده می‌شود؛ عواملی مانند نوع فعالیت و زمان انجام فعالیت در نگارش نامه اداری هماهنگی بسیار مهم است.

نگارش نامه اداری هماهنگی از جهت‌های گوناگونی، شباهت‌هایی با تنظیم نامه اداری دستوری دارد.

• نامه خبری:

تنظیم نامه اداری خبری بسیار ساده و از جهاتی لازم است؛ مدیران یا کارمندان در مواقعی که قصد دارند تغییراتی در روند اداره‌ها ایجاد کنند، حتما باید از نامه‌های اداری خبری استفاده کنند.

برای تنظیم نامه اداری خبری، معمولا از واحد دبیرخانه کمک گرفته می‌شود.

روش تنظیم نامه اداری

حالا که تنظیم نامه اداری و انواع آن را بصورت دقیق معرفی کردیم، وقت آن رسیده است که درباره بخش‌های متفاوت و روش نگارش نامه اداری صحبت کنیم. پیش از آنکه هر کدام از بخش‌های یک نامه اداری اصولی را تبیین کنیم، باید یک نکته مهم به شما بگوییم: در نوشتن نامه اداری، هیچ‌کدام از بخش‌ها یا قسمت‌های زیر را جا نیندازید، وگرنه نامه شما فاقد اعتبار و ارزش بایسته خود خواهد بود.

کد شناسایی یا شماره نامه

کد شناسایی اگر مهم‌ترین بخش تنظیم نامه اداری نباشد، بی‌شک یکی از مهم‌ترین بخش‌های آن محسوب می‌شود. دقت داشته باشید که اداره‌ها و سازمان‌ها بوسیله شماره نامه قادر خواهند بود که نامه‌های گوناگون را از یکدیگر جدا کنند و در نهایت نیز، با دقت و اصول خاصی آن را مرتب و دسته‌بندی نمایند؛ پس فراموش نکنید که نامه بدون شماره، به سادگی در میان سایر نامه‌های اداری گم خواهد شد و فرایند پیگیری آن نیز تا حدودی غیر ممکن است.

نکته‌های زیر در آشنایی با شماره نامه در نگارش نامه اداری، مفید هستند:

• شماره نامه معمولا در بالاترین قسمت تنظیم نامه اداری در سمت راست کاغذ قرار دارد.
• در تنظیم نامه اداری و ثبت شماره آن، از دو روش استفاده از اعداد یا استفاده از اعداد و حروف بصورت ترکیبی می‌توانید بهره ببرید.
• هر سازمان یا اداره‌ای، شیوه خاصی برای نگارش شماره نامه دارد.
• اگر شما یک کسب‌وکار کوچک راه انداخته‌اید و مایل هستید که برای نامه‌های اداری خود، شماره مشخص کنید، بهتر است یک الگو یا الگوریتم مشخص برای شماره‌گذاری نامه‌ها انتخاب کنید.
• اگر قصد ارسال یک نامه عمومی را دارید، نگران شماره نامه نباشید؛ ارگان تحویل‌گیرنده موظف است که شماره را در بالای نامه درج کند و سپس به سراغ سایر فرایندهای ارسال نامه برود.
• دبیرخانه در بسیاری از سازمان‌های بزرگ دولتی، موظف به شماره‌گذاری نامه‌های داخلی یا بیرونی است.

در پایان، گفتن یک نکته الزامی به نظر می‌رسد؛ روش‌های گوناگونی برای شماره‌گذاری و تنظیم نامه‌های اداری وجود دارد و تفاوتی هم ندارد که دقیقا از کدام روش برای شماره‌گذاری نامه خود استفاده می‌کنید اما نباید فراموش کنید که شماره نامه باید کاملا منحصر به فرد باشد تا با سایر نامه‌های اداری، اشتباه نشود.

تاریخ

تاریخ نگارش نامه اداری نیز، یکی دیگر از المان‌های مهم و تاثیرگذار در تنظیم نامه‌های اداری می‌باشد؛ بسیار مهم است که در زمان نگارش نامه اداری، تاریخ به‌روز و دقیق را در قسمت بالایی سمت راست نامه بنویسید. 

جالب است بدانید که در برخی از ارگان‌ها بر روی تاریخ نامه چسب می‌زنند تا امکان دست‌کاری آن غیرممکن شود. همچنین گفتن این نکته نیز خالی از لطف نیست که تاریخ نامه معمولا بصورت عددی نوشته می‌شود. ولی برخی از سازمان‌ها در زمان تنظیم نامه اداری، ترجیح می‌دهند که ستون مربوط به ماه با حروف نوشته شود.

ممکن است در حاشیه تنظیم نامه اداری، از شما درخواست شود که در کنار امضای خود، یک تاریخ هم بنویسید؛ این تاریخ، در کنار تاریخ سربرگ، سندیت قانونی خواهد داشت.

پیوست

پیوست به معنای برگه‌ها یا ملزومات دیگری است که ممکن است در هنگام نگارش نامه اداری و ارسال آن به سازمان یا بخش دیگری، به برگه اصلی نامه اضافه شود. پیوست‌ها که برگه‌هایی کاغذی هستند، در زمان نگارش و تنظیم نامه اداری، با منگنه به برگه اصلی نامه متصل می‌شوند.

تصور کنید که بر اثر حمل و نقل یا اتفاقات احتمالی دیگری، پیوست از برگه اصلی نامه جدا شود. در چنین موقعیتی، هیچ روشی برای فهمیدن این مسئله که پیوست از نامه جدا شده، وجود ندارد. 

به سبب همین مسئله، طراحان نامه‌های اداری، قسمتی را در سربرگ نامه با عنوان “پیوست” قرار داده‌اند. اشخاص در زمان نگارش نامه اداری، موظف هستند که پیوست‌ داشتن یا نداشتن پیوست در نامه را اطلاع دهند. این مورد به روش زیر انجام می‌شود:

اگر نامه با پیوست همراه باشد:

• پیوست: دارد.

اگر نامه بدون پیوست و صرفا یک کاغذ باشد:

• پیوست: ندارد.

گفتن این نکته نیز خالی از لطف نیست که شماره نامه، تاریخ نامه و پیوست معمولا بصورت ردیفی در سمت راست و قسمت بالایی نامه‌های اداری قرار دارند. لازم است که در زمان نگارش نامه اداری، توجه ویژه‌ای به این سه مشخصه کلیدی داشته باشید.

نام و یاد خدا

شروع نامه، مانند شروع هر کار دیگری، مستلزم ذکر نام خداوند مهربان است. لازم است که نام خدا را بصورت “بسمه تعالی” ذکر کنید و از هرگونه خلاقیت در این زمینه خودداری کنید. فراموش نکنید که نامه‌های اداری یک چارچوب و کلیشه از پیش‌ تعیین‌ شده دارند. لازم است که در زمان نگارش نامه اداری، این الگوها را بصورت دقیق و بدون تغییر لحاظ کنید. 

همچنین این نکته را فراموش نکنید که “بسمه تعالی” یک خطای نگارشی است؛ پس این عبارت را بصورت “باسمه تعالی” در ابتدای نامه، پیش از ذکر هر مسئله، ای بنویسید.

گیرنده نامه

مطابق با اصول نگارش نامه‌های اداری، لازم است که گیرنده نامه را در دو ردیف مجزا بصورت دقیق مشخص کنید. در ردیف اول نام و نام خانوادگی گیرنده نامه را بنویسید و در ردیف دوم سمت گیرنده نامه در سازمان مورد نظر را ذکر کنید.

ممکن است در برخی از موارد، مایل باشید که به مدیر عامل یا بخش خاصی از یک شرکت نامه بنویسید اما اطلاعاتی از نام چنین مسئولی نداشته باشید؛ در چنین موقعیتی، ردیف اطلاعات فردی گیرنده را حذف کنید و نامه را با خطاب به سمت آن شخص، آغاز کنید. به عنوان مثال:

مدیر محترم ارتباطات سازمان مخابرات منطقه یک تهران.

و باقی نامه را نگارش کنید.

گیرنده در نگارش نامه اداری بسیار مهم و حیاتی است. علاوه بر نگارش نام گیرنده، بسیار مهم است که گیرنده نامه خود را به درستی انتخاب کنید؛ یعنی اگر قصد دارید که عقب افتادن حقوق خود را پیگیری کنید، لازم است که به امور مالی نامه بنویسید، نه اینکه نامه خود را برای بخش انتظامات یا بخش روابط عمومی تنظیم کنید.

موضوع

موضوع یکی از بخش‌های نسبتا مهم نامه است که بصورت خلاصه، محتوای نامه را به گیرنده توضیح می‌دهد. ممکن است برخی از نامه‌های اداری بدون موضوع باشند، اما پیشنهاد کارشناسان چنین است که حتما در فرایند نگارش نامه اداری، زمانی کافی برای انتخاب موضوع نامه بگذارید، تا در یک نگاه، ذهنیتی درباره کلیت نامه به گیرنده خود بدهید.

برخی از موضوعات پرکاربرد نامه‌های اداری، موارد زیر هستند:

• درخواست مساعده.
• درخواست وام.
• درخواست افزایش حقوق.
• درخواست بررسی ریزپرداخت‌ها.
• پیگیری پرداخت / واریز / … .
• استعلام موجودی / واریزها / … .

آغاز نامه

پس از آن که سربرگ (شماره نامه، تاریخ و پیوست) را پشت سر گذاشتید و ردیف‌های مربوط به گیرنده و موضوع را تکمیل کردید، نوبت آن رسیده است که نامه خود را با ادای سلام و احترام آغاز کنید. عرض سلام چندان واجب به نظر نمی‌رسد اما نکته اینجاست که نامه‌های اداری بدون سلام، از جهت ظاهری نسبت به نامه‌های دیگر متفاوت می‌شوند. پس بهتر است که در نگارش نامه اداری، سلام را فراموش نکنید.

از عبارت‌های زیر می‌توانید برای ادای سلام استفاده کنید:

• با عرض سلام و وقت بخیر.
• سلام و ادای احترام.
• با عرض سلام و وقت بخیر.

متن نامه اداری

پس از آنکه مقدمات و تشریفاتی مانند ادای احترام و نام گیرنده را پشت سر گذاشتید، وقت آن رسیده است که به سراغ اصلی‌ترین قسمت از نگارش نامه اداری، یعنی متن نامه بروید. 

متن نامه‌های اداری معمولا از سه بخش کلی شامل مقدمه، بدنه اصلی و نتیجه‌گیری (یا سخن آخر) تشکیل شده است. لازم است که هر کدام از این بخش‌ها را متناسب با اصول و نکاتی که در ادامه این بخش بیان می‌کنیم، بنویسید تا هیچ اشکالی به وجود نیاید. فراموش نکنید که نگارش نامه اداری صرفا برای بیان یک منظور اتفاق می‌افتد و آن منظور باید به بهترین شکل در قسمت متن نامه بیان شود.

• مقدمه نامه:

در مقدمه نامه لازم است که بصورت کلی موضوع مورد بحث را تبیین کنید. اگر قصد دارید که به نامه‌های قبلی یا سایر مسائل حاشیه‌ای بپردازید، بهتر است که در مقدمه به این موارد اشاره کنید.

نکته بسیار مهم در نگارش نامه اداری قسمت مقدمه، این مسئله است که شما به هیچ عنوان نباید بصورت ناگهانی موضوع اصلی را بیان کنید. در قدم‌های اول بهتر است که برخی از موارد کلی را تبیین کنید، سپس به سراغ بدنه اصلی و بیان مسئله بروید.

نکته: در بسیاری از نامه‌های اداری، قسمتی با عنوان “مقدمه” وجود ندارد ولی نگارنده بصورت فرضی چند خط اول را به عنوان مقدمه در نظر می‌گیرد و به بیان کلیات موضوع در آن چند خط می‌پردازد.

• بدنه اصلی:

در تنظیم نامه اداری، باید حرف اصلی خود را در این قسمت بیان کنید. از این قسمت با عنوان “متن اصلی نامه” نیز یاد می‌کنند. در این بخش، تلاش کنید که موضوع را با بیانی ساده و موجز مطرح کنید و اگر مسئله مطرح‌شده دارای جوانب یا زوایای متفاوتی است، به آن جوانب نیز اشاره کنید.

در نوشتن نامه اداری بسیار مهم است که حرف اصلی خود را بصورت تمام،کمال، رک و راست در قسمت بدنه اصلی بیان کنید و در نهایت به سراغ قسمت “نتیجه‌گیری” یا “حرف آخر” بروید.

• سخن آخر:

همه بخش‌های قبلی نوشته می‌شوند، تا بخش “سخن آخر” یا نتیجه‌گیری” به واضح‌ترین و معقول‌ترین شکل ممکن رقم بخورد. تصور کنید که مدیر یک شرکت، قصد دارد چند نفر از کارمندان خود را به سبب اشتباهات پی‌درپی‌ای که مرتکب شده‌اند، اخراج بکند.

قاعدتا در قسمت‌های مقدمه و متن اصلی نامه اداری، باید به بیان دلایل و علت‌های این مسئله بپردازد و سخن پایانی و اجماع کلی را در قسمت سخن آخر تبیین کند. سخن آخر نقش مهمی در تنظیم نامه اداری دارد. در نتیجه، باید حوصله و دقت زیادی برای نگارش این بخش از نامه اداری صرف کنید.

سپاس پایانی

پس از آنکه سخن آخر را در قالب درخواست یا دستور نوشتید، نگارش نامه اداری تقریبا به پایان رسیده است؛ فراموش نکنید که سپاس پایانی یکی از بخش‌های مهم و تاثیرگذار است. درست است که سپاس یا تقدیر پایان نامه، نکته خاصی را به مخاطب یا گیرنده نامه ابلاغ نمی‌کند، ولی از جمله تشریفات لازم در تنظیم نامه‌ اداری محسوب می‌شود؛ به سبب همین مسئله، پس از تنظیم نامه اداری، سپاس پایانی را نیز به متن اضافه کنید.

امضا و پایان‌بندی

پس از آنکه سخن پایانی را بیان کردید، وقت آن رسیده است که نگارش نامه اداری را به پایان برسانید؛ برای پایان‌دادن به یک نامه اداری، باید امضای نویسنده نامه در قسمت پایینی آن درج شود. امضا نویسنده نامه، اعتبار و هویت خاصی به نامه می‌دهد و فرایند تنظیم نامه اداری را تکمیل می‌کند؛ پس حواستان باشد که این قسمت از نگارش نامه اداری را به بهترین شکل انجام دهید.

لازم است در زیر امضای خود، نام و نام خانوادگی‌تان را نیز بنویسید و پس از آن، تاریخ و زمان امضای نامه را ثبت کنید؛ این مورد از جهات متعددی حائز اهمیت است، پس بسیار مواظب باشید که نگارش تاریخ و زمان امضا فراموش نشود.

پی‌نوشت

زمانی‌که مشغول نگارش نامه اداری هستید، ممکن است نتوانید برخی از مطالب را در هیچ‌کدام از قسمت‌های مقدمه، متن اصلی و سخن آخر بگنجانید؛ از طرفی، امکان حذف و اشاره نکردن به آن مطلب را نیز ندارید. در چنین موقعیتی از تنظیم نامه اداری، بهترین انتخاب، استفاده از پی‌نوشت است. پی‌نوشت‌ها در پایان نامه قرار می‌گیرند و حاوی نکته‌ها و مسائل بسیار مهمی هستند که امکان قرار گرفتن‌شان در متن مقاله وجود نداشته است. 

پیشنهاد ما برای تنظیم نامه اداری این است که تا حد امکان از پی‌نوشت یا سایر جملاتی که پس از سخن آخر می‌آیند خودداری کنید، چرا که نظم کلی نامه را به هم می‌زنند و معمولا به درستی استفاده نمی‌شوند.

نکات مهم در نگارش نامه اداری

ما کوشیدیم تا در قسمت قبلی، همه بخش‌های تنظیم نامه اداری را تبیین کنیم و نکاتی نیز برای نگارش هر قسمت به شما بیاموزیم. پس از آنکه مطابق با بخش قبلی نگارش نامه اداری را به پایان رساندید، وقت آن رسیده است که نکته‌های کلیدی این بخش را نیز مطالعه کنید و تلاش کنید که نامه اداری خود را براساس این نکته‌ها، ویرایش و تنظیم کنید.

ناگفته نماند که رعایت نکته‌های این بخش، باعث می‌شود که تنظیم نامه اداری به بهترین شکل انجام شود، تاجایی‌که نامه نوشته‌شده از جهت ظاهر و ساختار، کاملا شبیه به سایر نامه‌های اداری شود.

• زبان نامه و مسائل ویرایشی

• رعایت کامل اصول و مبانی نگارش فارسی معیار.
• پرهیز از عبارت‌ها و کلمات عامیانه.
• استفاده از ساختارها و جملات ساده و کوتاه.

• ظاهر کلی نامه اداری

فراموش نکنید که در تنظیم نامه اداری حتما باید یک کادر کلی در اطراف نامه وجود داشته باشد.

نکته دیگری که در نگارش نامه اداری معمولا از یاد می‌رود، توجه به محل قرارگرفتن دقیق سربرگ‌هایی مانند تاریخ، شماره و پیوست است. بهتر است که این موضوعات را در قسمت بالایی سمت راست نامه قرار دهید.

البته اگر قصد دارید که لوگوی شرکت خود را به به نامه اضافه کنید، بهتر است که لوگو را در بالای صفحه سمت راست و عناوینی مانند شماره نامه، تاریخ و پیوست را در قسمت چپ بالای نامه قرار دهید.

همچنین فراموش نکنید که قسمت امضا و تاریخ و زمان امضا، باید در پایین نامه و در سمت چپ قرار داشته باشد. 

• برگه مخصوص

در قسمت قبلی بیان کردیم که بسیار مهم است از برگه مخصوص برای نگارش نامه اداری استفاده کنید؛ در کنار این مسئله، نکات زیر را هم قرار دهید:

• فقط در یک روی برگه، نامه خود را پرینت کنید؛ نامه‌های اداری به هیچ‌عنوان بصورت پشت‌و رو، پرینت نمی‌شوند.
• از برگه‌های رنگی یا کاهی برای چاپ و تنظیم نامه اداری استفاده نکنید.
• فونت نامه باید یکی از انواع فونت‌های رسمی باشد؛ به هیچ عنوان از فونت‌های فانتزی یا غیررسمی استفاده نکنید.

• عناوین

 زمانی‌که قصد داشته باشید که مدیرعامل شرکت خود نامه بنویسید، باید از یک سری عناوین خاص و وقتی‌که قصد داشته باشید، به زیردستان خود مسئله‌ای را ابلاغ کنید، بایست از یکسری از عناوین دیگر بهره ببرید. در نگارش نامه اداری، از عناوین زیر استفاده کنید:

• «استحضار می‌رساند» برای خطاب قرار دادن سازمان‌ها، نهادها یا آن دسته از اشخاص حقیقی که سمتی بالاتر از سمت شما دارند.
• «به آگاهی می‌رساند» برای خطاب قرار دادن اشخاصی که از جهت سمت، با شما هم‌سطح محسوب می‌شوند.
• «به اطلاع می‌رساند» برای خطاب قرار دادن اشخاص یا کارمندانی است که سمت و عنوان شغلی پایین‌تری نسبت به شما دارند.

نمونه نامه اداری

در بخش‌های قبلی، نکته‌های کلیدی گوناگونی را بیان کردیم که در تنظیم نامه اداری به شما کمک شایانی می‌کنند. حالا وقت آن رسیده است که چند نامه‌های ادراری خوب و اصولی را بصورت نمونه به شما نشان دهیم، تا قادر باشید به بهترین شکل، نامه اداری مخصوص به خود را طراحی کنید.